Accessによる収蔵資料データベース

先日、収蔵資料データベースをThe CardからAccessに移行したいという話を書いたが、試行錯誤しながら移行を進めている。データ自体は全く問題なく移すことができた。

問題はデータの追加である。データベースは正規化ウィザードを用いて4つのテーブル−資料テーブル(T_Collection)、種名テーブル(T_Species)、採集地テーブル(T_Locality)、採集者テーブル(T_Collector)−に分割した。クエリ(Q_Collection)で、元の一覧の形として見ることができる。データを追加するときに、Q_Collectionに対してデータをINSERTするとそれぞれのテーブルにレコードが追加される。なかなか便利。ところが、新規データだけじゃなくて、各テーブルに既存の同一データがある場合でも、レコードが追加されてしまうのだ。どういうことになるかというと、例えば種名テーブル(T_Collection)に分類群、和名、学名が全く同じレコードが複数できてしまう。これではテーブルが単に4つに分割されただけで、正規化した意味が全くない。希望としては、既存の種であれば種名テーブル(T_Species)には追加せず、T_Collectionには既存の種IDが入力されてほしいのだが。かといって、種名テーブル(T_Collection)に複合インデックスを作成して重複を許さないようにすると、クエリ(Q_Collection)にレコードがINSERTされない（特にエラーは出ないのだが）。

ひょっとして、あらかじめ各テーブル(T_Species、T_Locality、T_Collector)にデータがあるかどうかSELECTして、なければINSERTして、最後に資料テーブル(T_Collection)にINSERTしないといけないのだろうか。

もう一つ、いまいちスマートにいってないのがラベルの印刷である。選択したレコードだけラベルを印刷したい場合がある。ところが、ExcelではCtrlを押しながら行をクリックすれば連続していない複数行を選択することができるのに対し、Accessでは連続行しか選択できない。連続行を選択したとして、その選択したレコードをレポートで印刷する方法もわからない。仕方がないので、表形式のフォームにチェックボックスを設けた。ただ、連続したレコードを一度に選択する方法がなく、チェックボックスをマウスでポチポチとクリックしながら選択しなければならないというのは何とも面倒くさく、あまりいいインタフェースとは思えない。

人力検索はてなで質問をしてみた

Access 2000でデータベースを作成し、正規化ウィザードで4つのテーブルに分割しました。その結果、多対一の多側のテーブルが1つと、一側のテーブルが3つでき、4つのテーブルを結合した選択クエリが作成されました。 レコードを追加する際、4テーブルを結合した選択クエリに対してVBAでINSERTすると、それぞれのテーブルに新規レコードが追加されます。しかし、多対一の一側の各テーブルに既存の同一データがある場合でも、レコードが追加されてしまいます。これでは正規化した意味がありません。 希望としては、一側のテーブルには同一データがない場合にのみレコードを追加して、もし同一データがあればそのデータの主キーを多側のテーブルに入れてほしいのです。このようなことは可能でしょうか。可能な場合、どうすればよいでしょうか。不可能な場合には、その理由と対処法をご教示いただけないでしょうか。試しに一側のテーブルに複合インデックスを作成して重複を許さないようにすると、レコードが全く追加されなくなりました。